Что такое профиль должности и зачем он нужен
Профиль должности описывает будущую работу сотрудника, ожидаемый результат, условия и требования к кандидату. Этот внутренний документ помогает решить, кого искать и что проверять при найме. В требованиях важно учесть и методы работы, подходящие вашей компании.
В интервью Елена Острягина рассказала о найме директора на завод. До его выхода обсуждали опыт, цели и ценности, но не методы управления людьми. После выхода директора начались увольнения несогласных сотрудников. Специалистов в регионе было трудно найти, поэтому уход людей стал серьёзной проблемой для завода. Теперь Елена разбирает с кандидатами, как они принимали решения и работали с командой. Такие вопросы можно заранее записать в профиль должности.
Где пригодится профиль должности
- Поиск и вакансия. Возьмёте из профиля задачи, нагрузку, требования и условия для текста вакансии. Либо передадите профиль HR для подготовки вакансии.
- Первые задачи. Сможете объяснить новичку, что сделать сначала, к какому сроку и кому показать результат.
- Оценка сотрудника. Сравните фактическую работу с записанными задачами и показателями: что выполнено, где пропущен срок, не выросла ли нагрузка.
- Разбор неудачного найма. Сопоставите профиль, вопросы интервью и реальные задачи сотрудника. Так можно увидеть, какую задачу не учли в профиле, какое требование не проверили на интервью или как изменили работу после выхода.
Чем профиль отличается от вакансии и портрета кандидата
Разница в назначении. Профиль нужен вам для выбора сотрудника; вакансия нужна кандидату, чтобы понять предложение и откликнуться. Портрет кандидата помогает уточнить, что мотивирует человека, как он общается и принимает решения. Должностная инструкция закрепляет обязанности, права и ответственность сотрудника.
| Материал | Для кого и зачем | Пример содержания |
|---|---|---|
| Профиль должности | Вам и участникам найма. Основа для отбора: какой опыт обязателен, чему готовы учить, как проверить требования. | «Нужен самостоятельный поиск клиентов. На интервью разберём, где кандидат находил контакты, как начинал разговор и доводил его до продажи». |
| Вакансия | Кандидату. Публичное предложение работы: что предстоит делать, что требуется и на каких условиях. | «Вы будете самостоятельно искать клиентов [сегмент], проводить встречи и вести сделки до оплаты. Условия: [оплата, график, формат]». Внутренние вопросы интервью сюда переносить не нужно. |
| Портрет кандидата | Вам и участникам найма. Помогает понять, что важно человеку в работе и что его мотивирует. Описывает, как он общается, ведёт себя и принимает решения в рабочих ситуациях. | Для работы с самостоятельным планированием: человеку важно самому выбирать порядок задач. При нехватке времени он объясняет клиентам сроки и договаривается о переносе. В споре с коллегой выясняет причины разногласий и предлагает решение. |
| Должностная инструкция | Сотруднику и руководителю. Закрепляет обязанности, права и ответственность в работе. | Кто ведёт переговоры, кто готовит договор, какие решения сотрудник принимает сам и что согласует. |
Как составить профиль должности: три шага
Что подготовить. Запишите задачи, которые сейчас выполняете сами или никто не делает. Уточните фактический объём работы и сумму на оплату. Если заменяете сотрудника, перечислите ошибки, которые важно не повторить, и возьмите его инструкцию, если она есть.
- Запишите, что сейчас не получается без нового сотрудника. Например, вы сами отвечаете на заявки и часть клиентов не дожидается ответа. Тогда задача найма: передать обращения менеджеру и обеспечить ответ каждому клиенту за [срок].
- Заполните шаблон под эту работу. Для каждой задачи укажите, какой опыт потребуется сотруднику. Отделите обязательные умения от того, чему готовы обучить. К каждому обязательному навыку запишите вопрос или задание и признаки подходящего ответа.
- Проверьте, всё ли учтено и выполнимо. Не поручены ли одному человеку несвязанные виды работы? Даст ли компания нужные инструменты и помощь? Подходит ли оплата для таких задач и требований? Если поиском займётся рекрутер, обсудите с ним, каких кандидатов можно найти на этих условиях.
Шаблон профиля должности для найма
Скопируйте таблицу и заполните колонку «Ваш ответ». Подсказки и примеры записей помогут уточнить содержание. Вместо квадратных скобок подставьте данные компании; если поле неприменимо, укажите «не предусмотрено».
| Поле | Что записать | Ваш ответ |
|---|---|---|
| Должность и руководитель | Как называется должность? В каком отделе работает сотрудник и кому подчиняется? Если задания дают несколько людей, укажите, кто решает, что выполнить первым. Пример: «Менеджер по продажам, отдел продаж, подчиняется руководителю отдела. Задания также даёт собственник; порядок выполнения определяет руководитель отдела». | |
| Продукт и клиенты | С каким продуктом или услугой будет работать сотрудник? Кто покупатели и что нужно о них знать для этой работы? Эти сведения помогут рекрутеру искать человека с подходящим опытом. Пример: «Продаёт оборудование владельцам кафе, помогает подобрать его под меню и размер кухни». Для внутренней работы укажите получателей помощи: например, бухгалтер рассчитывает зарплату сотрудникам компании. | |
| Зачем открываем найм | Создаёте должность, которой раньше не было? Заменяете уходящего сотрудника? Добавляете человека из-за увеличившегося объёма работы? Запишите свой вариант и объясните, что сейчас остаётся невыполненным. Пример: «Добавляем менеджера: обращений стало больше, часть клиентов не получает ответ. Сейчас эти обращения разбирает собственник, после найма их передадим сотруднику». | |
| Главный результат | Что должно измениться в работе компании и к какому сроку? Запишите нынешнее положение и нужный результат. Пример: «Сейчас за [период] без ответа остаются [число] заявок. К [дата] таких заявок должно быть не больше [число], а первый ответ должен поступать за [срок]». Здесь нужно изменение для бизнеса, а не действие вроде «подготовить отчёт». | |
| Основные задачи | Что сотрудник делает каждый день и каждую неделю? Что выполняет один раз? Что сделать первым, если времени не хватает? Для руководителя укажите, что он делает сам, а что поручает команде. Пример: «Ежедневно отвечает на заявки и готовит предложения. По пятницам проверяет неоплаченные заказы. Один раз обновляет шаблон предложения. Сначала отвечает новым клиентам. Счета оформляет бухгалтер». | |
| Объём и сложность работы | Сколько клиентов, заказов или проектов приходится на сотрудника за [период]? Когда работы становится больше и насколько? Какие нестандартные обращения приходится решать и как часто? Пример: «Обрабатывает [число] заказов за [период]. В [сезон] объём увеличивается до [число]. Обращения о замене уже отгруженного товара возникают [частота]; нужно проверить возможность возврата и подобрать замену». | |
| С кем работает сотрудник | От кого сотрудник получает задания и сведения? Кому передаёт сделанную работу? О чём договаривается с коллегами и клиентами? Пример: «Получает заявку от клиента, уточняет наличие товара у склада. Согласовывает с клиентом дату получения и передаёт подтверждённый заказ в доставку. Если дата меняется, сообщает клиенту и договаривается о новом сроке». | |
| Команда, ресурсы и решения | Какие сотрудники, программы, данные и деньги будут доступны? Что для новичка сделают коллеги? Какие решения он принимает сам, а какие согласует и с кем? Пример: «Есть [состав команды], CRM и база клиентов. Бухгалтерия готовит счета. Бюджет на [цель] составляет [сумма] за [период]. Скидку до [размер] назначает сам, выше согласует с руководителем. Инструкции по возвратам нет; её предстоит написать сотруднику». | |
| Как оценим работу | По каким цифрам или выполненным задачам оцените работу? Где возьмёте данные, кто и как часто их проверит? Запишите, какое качество принимаете и какие ошибки недопустимы. Пример: «Руководитель проверяет [число] закрытых обращений в CRM с частотой [периодичность]. Ответ должен решать вопрос клиента или содержать следующий шаг и срок. Закрывать обращение без ответа нельзя». | |
| Обязательный опыт | Какие задачи кандидат уже должен был выполнять лично и с каким объёмом работы? Что он должен уметь с первого дня без обучения? Пример: «Самостоятельно обрабатывал [тип обращений], по [число] за [период]. Умеет выяснить запрос и предложить решение без подсказок». Если предстоит организовать работу отдела, отдельно укажите опыт распределения задач и проверки работы подчинённых. | |
| Будет плюсом | Какой навык поможет в работе, но не обязателен для найма? Пример: «Умеет составлять отчёты в [программа]». Отсутствие этого навыка не служит причиной отказа. Отдельно назовите, чему компания действительно готова обучить: «Работу в нашей CRM покажет [кто]». Не обещайте обучение каждому необязательному навыку. | |
| Рабочие правила и трудные ситуации | Что сотрудник должен делать при ошибке, угрозе срыва срока или конфликте? Запишите действия вместо качеств вроде «ответственный». Пример: «Обнаружив ошибку в заказе, сообщает руководителю и предлагает исправление. При риске задержки предупреждает клиента до обещанного срока». Какой прошлый случай это покажет? Например: «Расскажите, как вы обнаружили ошибку в своей работе. Кому сообщили и что сделали дальше?» | |
| Как проверим кандидата | К каждому обязательному навыку запишите конкретный вопрос или задание. Укажите, что хотите увидеть в ответе. Пример для обработки обращений: «Разберите сложное обращение: что хотел клиент, что вы сделали лично? Почему выбрали это решение? Чем всё закончилось?» Ожидаем последовательность действий и объяснение выбора. Для задания используйте пример обращения и оцените точность ответа, предложенное решение и следующий шаг. | |
| Условия работы | Где сотрудник работает и по какому графику? Каковы оклад, расчёт премии и дата её выплаты? Если есть поездки или смены, укажите их частоту и продолжительность. Пример: «Офис [адрес], удалённо [дни], рабочее время [часы]. Оклад [сумма] до вычета налогов. Премия рассчитывается по [формула], выплачивается [дата]. Поездки в [куда] с частотой [частота], каждая на [срок]». | |
| Первые задачи после выхода | Кто покажет работу и выдаст доступы? Сколько времени предусмотрено на освоение? Назовите первое самостоятельное задание, срок, проверяющего и признаки правильного выполнения. Пример: «Руководитель показывает обработку заявок, [кто] выдаёт доступ в CRM. На освоение отводим [срок]. К [дата] сотрудник самостоятельно обрабатывает [число] заявок. Руководитель проверяет точность ответов, заполнение карточек и соблюдение сроков». |
Как понять, что профиль готов. Проверьте три пункта:
- Из профиля можно взять задачи, требования, оплату и график для текста вакансии.
- Каждый обязательный навык связан с задачей. Есть вопрос или задание и признаки ответа, по которым можно оценить опыт кандидата.
- Указанных в профиле полномочий и ресурсов достаточно для результата, который вы требуете от сотрудника.
Какие ошибки делают профиль бесполезным
- Оставили старые задачи. Раньше продавец отвечал на входящие обращения, теперь должен искать клиентов. По прежнему профилю можно нанять хорошего продавца, не проверив опыт самостоятельного поиска.
- Обучаемое превратили в фильтр. Кандидата отсеивают за незнание программы, которую всё равно показывают новичкам. До проверки его опыта работы с клиентами дело не доходит.
- Ищут личное сходство. Знакомая манера общения вызывает симпатию, но ничего не говорит о том, как человек сообщает об ошибках, обсуждает разногласия и выполняет договорённости. Именно эти поступки стоит описать и проверить.
- Требование оставили без проверки. Нужен навык планирования, а вопроса или задания о составлении плана нет. Без признаков подходящего ответа уверенную речь легко принять за умение организовать работу.
- Бюджет и требования не сопоставили с рынком. Ждут опытного самостоятельного специалиста на условиях для начинающего. Если подходящие кандидаты отказываются, нужно пересмотреть оплату, объём работы или требования.
- Изменения не внесли в общую версию. После встреч собственник добавил обязательные задачи, а рекрутер ищет по прежнему профилю. Уточнения по ходу поиска нормальны, но без обновлённого документа причины отказов остаются непонятными.
Как перейти от профиля к поиску сотрудника
Перенесите из профиля в вакансию задачи, нагрузку, обязательный опыт и условия. Проверьте, что по ним кандидат поймёт предстоящую работу. Если ищете с рекрутером, передайте ему и сам профиль: в нём останутся вопросы для интервью и навыки, которым компания готова обучить.
В канале Павла есть готовый промпт для создания вакансии.
На интервью переходите от формулировок резюме к прошлым ситуациям. Вопросы из профиля должны раскрыть, в каких условиях кандидат работал, что делал лично и какой результат получил.
Как выпускники тренинга «Команда» проверяют опыт кандидатов
Туяна Санжихаева уточняла показатели. При поиске управляющего она спрашивала о выручке, конверсии и доходах специалистов на предыдущем месте работы. Будущий управляющий смог их назвать, рассказала Туяна в интервью Gitelman Journal. После цифр можно уточнить: за что отвечал сам кандидат и что он сделал для результата?
Андрей Лебедев выясняет личные действия. Он спрашивает, в какую компанию пришёл кандидат, за что отвечал, что сделал сам и как изменился результат. Такой подход Андрей описывает в своём интервью. Вместо общего «управлял отделом» становятся видны исходные условия и вклад человека. Их уже можно сопоставить с конкретными задачами и ответственностью, которые вы записали в своём профиле должности.
Вопросы и ответы
Что входит в профиль должности?
Причина найма, задачи и ожидаемый результат, нагрузка, ресурсы, полномочия, условия и требования к опыту. К каждому обязательному требованию добавьте способ проверки, а для выхода сотрудника предусмотрите обучение и первые задания. В таблице выше можно заполнить эти сведения под свою компанию.
Как составить профиль менеджера по продажам?
Для менеджера по входящим заявкам запись может быть такой: «Принимает [число] обращений за [период], даёт первый ответ за [срок], выясняет запрос и ведёт клиента до оплаты. Нужен опыт самостоятельной обработки таких обращений. На интервью разберём одну продажу: запрос, действия кандидата, возражения и итог». Дополните её продуктом, покупателями, правилами скидок, передачей заказа, оплатой и графиком. Если нужен ещё и поиск клиентов, укажите его отдельно и проверьте этот опыт.
Чем профиль должности отличается от портрета кандидата?
Профиль описывает работу, требования и условия. Портрет помогает понять самого человека: что его мотивирует, что ему важно в работе, как он общается, ведёт себя и принимает решения. Например, как выбирает между срочными задачами, сообщает об ошибке и обсуждает разногласия с коллегой.